Handleidingen schrijven is veel moeilijker dan je op het eerste gezicht zou denken. U kunt het beter overlaten aan een ervaren tekstschrijver. Wilt u toch zelf aan de slag? Dan heb ik wat handige tips voor u.
Slechte gebruiksaanwijzingen? Ik erger me er vreselijk aan. Heb je eindelijk je felbegeerde nieuw product in huis, loop je vast in de manual. Meestal ga ik dan maar wat proberen, in de hoop dat ik ontdek wat de bedoeling is. Want als je de leverancier benadert, duurt het soms dagen voordat je antwoord krijgt. In veel gevallen kom ik er dan via de trial and error-methode wel uit. Maar dan is de lol er voor mij toch al wel een beetje van af.
Deuken in imago leverancier
Zo’n onduidelijke handleiding is in meer dan een opzicht slecht voor een leverancier:
- zijn klanten balen, uiten misschien hun ongenoegen op de sociale media en kopen wellicht zijn producten niet meer. Lelijke deuken in zijn imago en omzet dus
- zijn organisatie is veel meer tijd en dus geld kwijt aan aftersales
- als een klant iets naars overkomt als gevolg van een onduidelijke gebruiksaanwijzing, kan de leverancier aansprakelijk worden gesteld. Nog meer kosten en imagoschade!
Handleidingen schrijven? Spaar uw klanten en maak er geen ingewikkeld verhaal van!
Handleidingen schrijven = vak apart
Dat moet dus anders. Als gezegd is heldere handleidingen schrijven niet makkelijk. Als u er niet in thuis bent, kost het u een heleboel tijd en moeite. En dan is het resultaat misschien nog steeds niet geweldig. Mijn eerste tip is dan ook: schakel een professionele tekstschrijver in. Natuurlijk, dat kost geld. Maar dat is uw gebruiksaanwijzing toch wel waard?
Denk aan uw doelgroep!
U wilt toch doe-het-zelven? OK. Dan komt hier tip 2: stem de inhoud zorgvuldig af op uw doelgroep(en). Een gebruiksaanwijzing voor productiemedewerkers schrijf je heel anders dan een handleiding voor accountants. Jongeren benader je nu eenmaal anders dan senioren. En een manual voor een föhn is letterlijk en figuurlijk een heel ander verhaal dan een gebruiksaanwijzing voor een computerprogramma of een medicijn. ‘Dat ligt toch voor de hand?!’, zult u denken. Inderdaad, maar toch slaan velen juist op dit gebied de plank mis…
Elementen voor de opbouw
Tip 3 spreekt al evenzeer voor zich, maar toch: handleidingen schrijven vereist een logische opbouw! Zo’n opbouw kan bijvoorbeeld bestaan uit de volgende elementen:
- wat heb je nodig als je met het product aan de slag gaat? U kunt denken aan gereedschap of aanvullende informatie. Of een veiligheidshelm en -bril
- wat moet je precies doen? Geef bij elke stap aan wat je erbij nodig hebt
- soms werkt het voor andere/volgende stappen verhelderend als u uitlegt waaróm de gebruiker iets moet doen. Of waaróm het zo werkt
- hoe controleer je na elke stap of je het goed hebt gedaan?
- wat kan er bij de diverse stappen verkeerd gaan? En hoe los je dat dan weer op?
- waarmee en hoe kun je het product het best onderhouden?
- is het product gereed voor gebruik? Waarop moet je dan tijdens het gebruik letten? Bijvoorbeeld: welke risico’s loop je bij verkeerd gebruik?
Belangrijke gegevens onder handbereik
Tip 4: vermeld in elk geval
- de belangrijkste technische specificaties van het product
- de garantiebepalingen en
- de contactgegevens van verdeler en fabrikant
Hoe minder uw klant naar zulke gegevens moet zoeken, hoe minder irritatie er zal ontstaan.
Een paar schrijftips
Handleidingen schrijven vergt taaltechnische souplesse:
- Tip 5: formuleer zo helder mogelijk. Vakjargon is dus taboe. Mik in principe op het begripsniveau van een brugklasser. Dan is de kans het grootst dat iedereen snapt wat u bedoelt
- Tip 6: schrijf zo kort mogelijke zinnen (tot ca. 10 woorden). Splits zinnen met een komma. Hoe korter de zin, hoe groter de kans dat de lezer hem begrijpt
- Tip 7: gebruik spreektaal! Richt u tot de lezer
- Tip 8: werk met actieve zinnen, dus zonder lijdende vormen. Niet: ‘De flut moet aan het frutsel worden geschroefd’ maar ‘Je (of u) moet de flut aan het frutsel schroeven’
- Tip 9: laat de tekst voor alle zekerheid lezen door een brugklasser, mensen uit uw doelgroep(en) en/of een ervaren tekstschrijver. Als zij uw gebruiksaanwijzing unaniem glashelder vinden, zit u goed
Moet u de tekst vertalen?
Handleidingen schrijven in een andere taal? Lastig! Twee tips:
- Tip 10: bent u geen native speaker of niet tweetalig opgevoed ? Ga dan niet zelf vertalen. Die handige vertaalappjes leveren soms heel rare vertalingen op! Huur een professionele vertaler in
- Tip 11: geef die vertaler een gedegen briefing. Hoe meer hij van uw product, dienst en markt begrijpt, hoe beter zijn vertaling zal zijn. Gaat het om de gebruiksaanwijzing van bijvoorbeeld een apparaat ? Geef hem een exemplaar te leen zodat hij zijn tekst zonodig aan de praktijk kan toetsen
Tips voor de vormgeving
Handleidingen schrijven is één ding. Maar vervolgens moet ze ook nog in een lichtverteerbare vorm worden gegoten. Gaat u voor een papieren gebruiksaanwijzing? Zet u haar op een DVD? Of gaat u meteen voor bijdetijdse varianten als een filmpje?
- Tip 12: voor bepaalde product-/marktcombinaties is het interessant om een handleiding (ook) op uw website te zetten. Liefst ondersteund door (of in de vorm van) filmpjes. Want steeds meer klanten, en zeker de jongere generaties, houden niet van handleidingen met veel tekst…
- Tip 13: gebruik (delen van) uw handleiding voor het genereren van extra aandacht op de sociale media. Een filmpje kunt u ook op een YouTube-kanaal plaatsen. Wist u dat YouTube tegenwoordig de op één na belangrijkste zoekmachine is?
‘Deze sleutel moet u nu gebruiken’, lijkt het mannetje op deze tekening te zeggen. Dergelijke illustraties helpen bij het verduidelijken van de handleiding. tekst. Soms zijn ze zo duidelijk dat u de tekst kunt weglaten. En wat ook helpt: iets van humor in zo’n tekeningetje. Daardoor houdt de gebruiker de moed er veel langer in.
- Tip14: gebruik in een tekstuele variant zoveel mogelijk illustraties (met begrijpelijke bijschriften). Duidelijke (en zeker niet te kleine!) plaatjes zeggen veel meer dan woorden. Tekeningetjes werken doorgaans beter dan foto’s. Soms kunt u de woorden zelfs achterwege laten. Ikea doet dat bijvoorbeeld heel goed. Het scheelt het bedrijf heel wat kostbaar vertaalwerk!
- Tip 15: maak de eventuele tekst overzichtelijk en dus scanbaar. Gebruik om de paar alinea’s functionele tussenkopjes. (Dus niet ‘Trappers’ maar ‘Hoe monteer je de trappers?’) Plaats witregels tussen de alinea’s. En tussen alinea’s en tussenkopjes.
Bonustip: een Lekker Lettertje
O ja: nog één ding. Werkt u met teksten? Gebruik dan een makkelijk leesbaar lettertype. En kies vooral ook voor een lettergrootte waarbij uw klanten geen loep nodig hebben. Ze zullen u er dankbaar voor zijn.
Succes!
Renske