Een eenvoudige en efficiënte manier om dingen sneller voor elkaar te krijgen? Probeer Getting Things Done (GTD) eens. Dat is de managementmethode van de Amerikaan David Allen. Zijn systeem lijkt op het eerste gezicht misschien wat complex, maar dat is het niet. Temeer daar er allerlei handige hulpmiddelen voor zijn bedacht.
Om Allens methode kort samen te vatten: GTD omvat het eenvoudig opslaan, bijhouden én terugvinden van alle informatie die nodig is voor het uitvoeren van uw taken. Natuurlijk gecombineerd met een doordachte planning en een consequent toepassen van de methode. Dat maakt het leven een stuk overzichtelijker.
Maak uw hoofd vrij voor andere dingen
En doordat u alle benodigdheden opslaat en de taak plant, hoeft u er in principe verder niet meer over na te denken. U gaat er pas over nadenken wanneer u aan de uitvoering begint. En dus is uw hoofd tot die tijd ‘vrij’ om zich met andere, belangrijker dingen bezig te houden.
De 5 fasen van GTD
- Fase 1. Verzamel alles wat u moet doen of onthouden. Bewaar die gegevens op een of meer vaste plaatsen. Allen noemt dat de bucket.
- Fase 2. Leeg die bucket minstens eenmaal per week. Bij de verwerking van het verzamelde materiaal volgt u bepaalde werkwijzen. Voorbeeld: als voor een bepaalde taak een actie nodig is, voert u die actie uit. Of u delegeert de actie. Of u neemt haar op in een van de vier actielijsten. Bijvoorbeeld ‘Projecten’ of ‘Wachtstatus’.
- Fase 3. Loop die actielijsten minimaal eenmaal per week door. Splits ze in kleinere, contekstgebonden exemplaren. Bijvoorbeeld aparte lijstjes voor dingen die u op kantoor, onderweg of thuis kunt/moet doen. Variërend van telefoontjes afwikkelen tot boodschappen doen in de supermarkt.
- Fase 4. Kijk vervolgens hoeveel tijd u voor elk lijstje hebt. Plan dan de taken op volgorde van prioriteit. Bent u iemand die vooral de vervelende werkjes graag uitstelt ? Dan is het volgens Allen beter om de actielijsten gewoon punt voor punt af te werken. En taken die minder dan 2 minuten vergen, kunt u volgens hem beter meteen afhandelen. U bent namelijk net zoveel tijd kwijt om ze in het GTD-systeem op te nemen…
- Fase 5. Voer de noodzakelijkste taken uit.
Discipline essentieel voor goede werking GTD
Op het eerste gezicht lijkt dit een heel gedoe. Zoveel gedoe dat er voor fase 5 te weinig tijd overblijft. Maar als u eenmaal met het systeem werkt, blijkt het tegendeel het geval. Mits u het systeem netjes onderhoudt. Want als u de boel laat verslonzen, is de aardigheid er natuurlijk snel van af.
Twee handige GTD-technieken
GTD omvat nog twee handige technieken. Ze hebben niet alleen te maken met het plannen van taken, maar ook met het vindbaar archiveren van materiaal. En dat laatste is een vaak onderschat onderdeel van efficiënt werken.
Hangmappensysteem voor planning
De eerste techniek bestrijkt zowel het plannen als het vindbaar opbergen van uw benodigdheden. Daarvoor neemt u 43 hangmappen. Daarvan zijn 12 mappen bestemd voor de maanden van het jaar. De overige 31 zijn voor de dagen van de maand.
Eenvoudig en effectief
Zou u dat systeem begin januari in gebruik nemen, dan zitten de dagmappen achter de hangmap ‘Januari’.
GTD werkt met een slim hangmappensysteem.
Op 1 januari pakt u de hangmap met dagnummer 1 uit de bak. U verwerkt het materiaal dat u daar de afgelopen periode in hebt gestopt. Bijvoorbeeld een mapje met nog te betalen nota’s. Eenvoudig en effectief! Is map 1 leeg, dan stopt u hem achter de hangmap ‘Februari’. Op 2 januari pakt u map 2, etc.
Hangmappen handig, maar geen must
Dit systeem heet het tickler file ofwel in goed Nederlands het vervaldagensysteem. Hebt u geen hangmappenladen of -kast ? Of zitten die al vol ? Geen nood. U kunt bijvoorbeeld ook een dikke ordner met zichtmapjes gebruiken. Werkt goed, al kan er natuurlijk minder in dan in een hangmap. En zo zijn er wel meer alternatieven te bedenken. Daarmee kunt u dan gewoon even kennis maken met de methode. Bevalt die, dan kunt u altijd nog investeren in (extra) hangmappencapaciteit.
Vindbaar archiveren: vaak onderschat
De tweede techniek is het vindbaar archiveren van stukken die niet meer tot een af te werken taak behoren. Wil een opbergsysteem werken, dan moet het volgens Allen eenvoudig en liefst ook een beetje leuk zijn. Ik denk dat hij daar gelijk in heeft. Anders komt er al gauw de klad in.
Alfabetische GTD-mappen
Daarom adviseert hij een alfabetisch opbergsysteem. Hebt u niet al teveel op te bergen, dan kunnen die 26 mappen mooi achter de 43 exemplaren van het vervaldagensysteem. Zo hebt u een buitengewoon efficiënt geheel gecreëerd.
Meer weten over GTD?
Kijk eens op de site van David Allen! Maar ook elders op internet vindt u veel informatie over GTD, bijbehorende hulpmiddelen en afgeleide systemen. Leuk en leerzaam om er eens een paar af te struinen! Succes!
Renske
Meer lezen over tijdmanagement
Dit artikel is eerder in gewijzigde vorm verschenen op mijn oude weblog.